L’inventario che qui si presenta è frutto di contributi diversi di lavoro che partono da lontano nel tempo.
Successivamente al trasferimento presso i locali dell’Accademia dei Lincei, la prima schedatura di una parte dei documenti venne effettuata nel 1976 da Fiorenza Gemini e da Giancarlo Ceccacci, restando incompleta e non esaustiva.
Nel 1991 il lavoro venne ripreso dalla Soprintendenza archivistica per il Lazio a cura di Annalia Bonella e Alexandra Kolega, che procedettero alla revisione della schedatura e alla descrizione analitica di alcune unità complesse; dal 1993 il lavoro venne proseguito da Alexandra Kolega che ne redasse la prima bozza parziale di inventario.
Negli anni successivi, spostamenti delle carte in nuovi ambienti di conservazione, avvenuti senza adeguate cautele, provocarono la commistione delle carte dei diversi fondi, smembrando i gruppi documentali e compromettendo la parte del lavoro già effettuata.
Nel 2012, a seguito della condivisione di sinergie e progetti comuni, è stato avviato dalla Regione Lazio in collaborazione con gli Istituti di S. Maria in Aquiro e la Soprintendenza archivistica per il Lazio il progetto finanziato con fondi europei “Assistenza e beneficenza nel Lazio : Dall’Archivio dell’IPAB di Santa Maria in Aquiro alle Opere Pie del territorio regionale”; il programma dei lavori prevedeva, come elemento essenziale e qualificante, la definitiva inventariazione e valorizzazione degli archivi degli Istituti di Santa Maria in Aquiro, con tutti i fondi archivistici collegati.
Il lavoro di ricognizione della Divina Provvidenza è stato affidato al sottoscritto Francesco Fochetti ; successivamente alla prima ricognizione del giorno 8 ottobre 2013, ho iniziato il recupero della documentazione già schedata relativa all’archivio della Divina Provvidenza; i documenti si trovavano depositati in parte negli ambienti di lavoro assegnatici (sala Bardi), frammisti alle carte relative agli altri fondi archivistici. In collaborazione con gli altri due archivisti impegnati nel progetto, si è proceduto alla separazione dei vari gruppi documentali, in modo da poter individuare quelli di competenza assegnati a ciascuno. Eseguita tale operazione preliminare, ho proceduto a un riscontro sull’elenco parziale redatto negli scorsi anni, verificando la rispondenza delle carte alle descrizioni di esse. Sono state apportate le necessarie precisazioni, datazioni mancanti, correzioni, aggiunte; molti dei documenti rinvenuti risultavano assenti negli elenchi e pertanto si è proceduto alla loro schedatura ex novo e inserimento in inventario. Nel contempo altre unità archivistiche, descritte in passato nei precedenti elenchi, risultavano assenti e pertanto la ricerca di tali unità è stata ampliata agli ambienti sottostanti la segreteria della biblioteca lincea.
Qui, frammiste agli archivi di Santa Maria in Aquiro e S. Pasquale Bajlon, sono state recuperate altre unità mancanti e altre ne venivano in seguito recuperate nel coacervo non ordinato dell’archivio Rivaldi, conservato nei depositi della biblioteca; anch’esse sono state recuperate e inserite in inventario. Si è schedato esaustivamente tutto ciò che era sfuggito alle precedenti ricognizioni, attribuendo correttamente l’appartenenza delle unità alla sequenza delle serie individuata e progettata. A questo punto è iniziata la revisione sistematica dell’inventario, con integrazione dei testi e correzioni ortografiche, correzione delle descrizioni sulla base nelle norme scientifiche vigenti, separazione in una nuova sequenza di serie archivistiche rispondente all’esaustività della schedatura.
I documenti sono stati attentamente esaminati, al fine di attribuirli correttamente alle serie originarie di appartenenza, procedendo allo studio approfondito di essi, soprattutto per quanto riguarda la documentazione relativa alle eredità e alle cause generate.
Queste ultime tipologie sono state aggregate nel rispetto dell’originaria appartenenza al soggetto che le generò, rispettandone le originarie, ipotetiche partizioni e aggregandole nella sequenza temporale originatasi.
Sono stati inoltre compilati brevi testi descrittivi dei vari gruppi documentali da anteporre all’inizio di ogni serie, corredati dagli estremi cronologici e dalla consistenza delle unità rappresentate.
Le unità archivistiche sono identificate da una numerazione progressiva dal numero 1 al numero 481 posta nel margine sinistro della descrizione, nel margine destro le date estreme; la stessa numerazione è riportata sull’etichetta adesiva apposta sul dorso esterno delle unità, preceduta dall’acronimo DIP identificativo dell’archivio della Divina Provvidenza.
